Informationen und Ablauf Zertifizierung Managementsysteme
1. Basisinformationen Zertifizierung
In dem Dokument „Basisinformation Zertifizierung“ sind grundlegende Informationen und Erfahrungen die insbesondere im Vorfeld zertifizierter Managementsysteme, Managementsysteme für die Lebensmittelsicherheit und bei der Zertifizierung von QM-Fachpersonal zu beachten sind:
Es wird empfohlen, bei der Planung zur Zertifizierung von Managementsystemen nach DIN EN ISO 9001:2008 und oder zur Zertifizierung von Managementsysteme für die Lebensmittelsicherheit nach DIN EN ISO 22000:2005 sowie zur Zertifizierung von QM-Fachpersonal jeweils die Zugangsvoraussetzungen zu einem frühest möglichen Zeitpunkt eingehend zu analysieren, da es unter anderem zentrale Anmerkungen zu den strukturellen Anforderungen enthält.
2. QM-Systeme
Die Zertifizierung von Managementsystemen, Managementsysteme für die Lebensmittelsicherheit und Zertifizierung QM-Fachpersonal durch AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG betrachtet ausschließlich die von den vorgenannten Normen (vgl. 1. a – b) festgelegten fachlichen Anforderungen. Voraussetzung für die Zertifizierung von Managementsystemen und Managementsysteme für die Lebensmittelsicherheit, ist ein eingeführtes Qualitätsmanagementsystem, das über eine anerkannte Zertifizierung nachgewiesen wird (z.B. DIN EN ISO 9001).
Im Rahmen der Zertifizierung durch AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG besteht auch die Möglichkeit, das Qualitätsmanagementsystem in einem gemeinsamen Zertifizierungsverfahren zu auditieren.
Ergänzende Hinweise für ein kombiniertes AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG / QM-Zertifizierungsverfahren können hier angefordert werden.
3. Anfrage
Für die Einleitung eines Zertifizierungsverfahrens benötigt AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG von dem an einer Zertifizierung Ihres Managementsystems nach DIN EN ISO 9001:2008 und / oder DIN EN ISO 22000:2005 Ihres Managementsystems für die Lebensmittelsicherheit interessierten Kunden (u.a. interessierten Parteien) bestimmte Angaben. Diese Angaben werden von dem interessierten Kunden (u.a. interessierten Unternehmen) mittels eines Anfrageformulars „Basisdaten“ übermittelt. AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG erstellt auf Basis dieser Daten eine Aufwandsabschätzung, die an das anfragende Unternehmen übergeben wird.
Zeitliche Empfehlung: 2-3 Monate vor geplantem Audittermin
Download Basisdaten zur Angebotserstellung – Zertifizierung nach DIN EN ISO
Anfrage von kooperierenden Standorten:
Grundsätzlich ist der Zusammenschluss von mehreren Betriebsstätten / Standorten eines Trägers innerhalb eines Zertifizierungsverfahrens möglich. Dies ist jedoch mit einigen strukturellen Bedingungen verbunden, die im Vorfeld mit AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG frühzeitig geklärt werden sollen.
4. Angebot
Auf Grundlage Ihrer Angaben in den Basisdaten wird unter Berücksichtigung der entsprechenden Normvorgaben (Manntageberechnung) ein unverbindliches Angebot erstellt. Bei Beauftragung kommt es zum Vertragsabschluss.
5. Vertrag
Mit der schriftlichen Auftragsbestätigung und einem Vertrag von Seiten der Kunden (u.a. interessierten Unternehmen) wird die Zertifizierung formell bei AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG eingeleitet. Im Anschluss werden die Auditoren und oder Fachexperten empfohlen. Nach Ihrer Zustimmung und Festlegung der Auditoren und oder Fachexperten werden die Termine für das Audit abgestimmt.
Zeitliche Empfehlung: 2-3 Monate vor geplantem Audittermin
6. Vorgespräch
In einem Vorgespräch werden Unklarheiten und kritische Punkte, die den Erfolg einer Zertifizierung gefährden können, zwischen Kunden (u.a. interessierten Parteien) vor Ort besprochen. Mittels Vorauditanalyse wird die Bereitschaft zur Zertifizierung Ihres Managementsystems durch den Auditor vor Ort überprüft. Um den erfolgreichen Zertifizierungsprozess zu gewährleisten empfehlen wir vor der Erstzertifizierung ein Voraudit durchzuführen. Eine Vorauditanalyse ist insbesondere dann empfehlenswert, wenn die Einrichtungen der Kunden (u.a. interessierten Parteien) aus mehreren Standorten bestehen oder die Zertifizierung ohne externe Unterstützung aufgebaut wurde. Das Vorauditanalyse dauert zwischen 0,5 und 1 Tag und ist mit AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG bei der Antragstellung zu vereinbaren.
Zeitliche Empfehlung: 2 Monate vor geplantem Audittermin
7. Zertifizierung vor Ort
Der Zertifizierungsprozess beinhaltet zwei Stufen.
Stufe 1: Das Stufe 1 Audit ist der erste Teil und prüft, ob die Voraussetzungen zur erfolgreichen Zertifizierung gegeben sind. Bei der Erstzertifizierung findet dies immer vor Ort statt. Ist die Dokumentation bzw. das QM-Handbuch nach den Vorgaben des gewünschten Regelwerkes der DIN EN ISO 9001:2008 und oder DIN EN ISO 22000:2005 entsprechend erfüllt, so ist der Übergang zum Zertifizierungsaudit (Stufe 2 Audit) gegeben. Bei Nichterfüllung wird darauf hingewiesen, dass unter Berücksichtigung der nachvollziehbaren vorherigen Behebung der erkannten Abweichungen das Stufe 2 Audit stattfinden kann.
Zeitliche Empfehlung: 2 Monate vor geplantem Audittermin
Stufe 2 Audit: Beim Stufe 2 Audit wird detailliert die Implementierung ihres Managementsystems überprüft. Der Termin wird frühzeitig mit Ihnen abgestimmt und findet nur nach erfolgreichem Stufe 1 Audit statt.
8. Bewertung, Behebung, Abweichung
Werden in dem Zertifizierungsaudit Abweichungen gegenüber den Fachlichen Anforderungen in den Normen (vgl. 1, a – b) festgestellt, dann sind diese innerhalb einer Frist (max. 3 Monate) durch die Kunden (u.a. interessierten Parteien) zu beheben. Die Behebung der Abweichung wird von dem Leadauditor und oder Fachexperten bewertet. Dies kann in Form einer Unterlagenbewertung oder über ein Nachaudit vor Ort erfolgen.
9. Bewertung durch Ausschuss
Der Lead-Auditor und Fachexperte ist lediglich befugt, eine Empfehlung über die Zertifikatserteilung auszusprechen. Die schlussendliche Zertifikatserteilung erfolgt durch die Freigabe der Leitung der Zertifizierungsstelle, die in der Regel der Empfehlung des Leadauditors und Fachexperten folgt. Durch den Fachausschuss können zusätzliche Auflagen definiert werden, die Voraussetzung für die Erteilung des Zertifikates sind.
10. Zertifikatserteilung
Nach erfolgreicher Rückmeldung durch den Auditor / Fachexperten sowie der erfolgreicher Prüfung zur Zertifikatserteilung kann das Zertifikat erteilt werden, vorausgesetzt der Nachweis über die erfolgreiche Zertifizierung des Qualitätsmanagementsystem liegt ebenfalls vor. Mit der Einrichtung wird die Gestaltung des Zertifikates abgestimmt und die Art der Übergabe vereinbart.
11. Überwachungsaudit
Die Erfüllung der fachlichen Anforderungen und die Weiterentwicklung von Managementsystemen, und oder Managementsysteme für die Lebensmittelsicherheit (HACCP) werden jährlich stichprobenartig durch Auditoren und ggf. Fachexperten vor Ort überprüft. Von den Managementsystemen, Personen und Managementsysteme für die Lebensmittelsicherheit ist im Vorfeld (ca. 4 Wochen) der aktualisierte Basisdaten bei AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG einzureichen. Schwerpunkt bei diesen Überwachungsaudits bilden u.a. die in den Berichten zu den letzten Audits gemachten Hinweise und Feststellungen.
12. Re-Zertifizierung
Die Gültigkeitsdauer der AAA-SCHÄBLE Cert GmbH & Co. KG – Zertifikate beträgt 3 Jahre. Vor Ablauf der Gültigkeitsdauer werden die zertifizierten Managementsysteme und Managementsysteme für die Lebensmittelsicherheit, einer Überprüfung unterzogen, die hinsichtlich Umfang und Vorgehensweise einer Erstzertifizierung ähnelt. |
